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Paramètres des comptes de la comptabilité

Afin de profiter du module de comptabilité de Loan Performer, vous devez définir le début de l'exercice financier et d'autres paramètres importants.

Remarquez qu'il n'est pas possible d'imputer des opérations dans le grand livre sans définir le début de l'exercice financier.

Comment paramétrer le module de comptabilité?

Pour cela, rendez - vous sur le menu Système\Configuration\Comptabilité\Paramètres des comptes, l'écran suivant s'affiche:

• Format du plan comptable: À partir du menu déroulant, sélectionnez le plan comptable que vous souhaitez employer. Par défaut, Loan Performer est livré par le format "Royaume Uni/États - unis". Par exemple, vous pouvez sélectionner le format BCEAO destiné aux pays Francophones de l'Afrique de l'ouest.

Remarquez que vous pouvez changer le plan comptable seulement et seulement si vous n'avez pas encore imputé des opérations dans le grand livre et la modification est irréversible. Il est donc recommandé que vous fassiez une sauvegarde de votre base de données avant le changement. Si vous travaillez dans un environnement réseau, assurez - vous qu'au moment de changement du plan comptable vous avez les droits d'accès exclusifs à Loan Performer et que personne d'autre n'y est connecté.

• Verrouiller les......premiers chiffres: Chaque compte GL a un numéro y attribué qui dépend du niveau du compte dans le plan comptable. Loan Performer vous permet d'en fixer les premiers chiffres le cas échéant de sorte qu'ils ne puissent pas être modifiés. Si vous le souhaitez, activez la case à cocher et précisez le nombre de premiers chiffres à fixer dans le plan comptable.

Remarquez que si l'option n'est pas activée, l'utilisateur sera en mesure de créer ou modifier le compte GL entier à tout niveau.

• Verrouiller la structure du compte: Si vous activez cette case à cocher, vous ne serez pas en mesure de créer, modifier ou supprimer tout compte GL dans le plan comptable. Donc, avant de l'activer, assurez - vous que vous avez défini tous les comptes.
• Réinitialiser: Cliquez sur ce bouton pour supprimer le plan comptable par défaut afin d'Importer le vôtre.

• Début de l'exercice comptable: Entrez dans ce champ le début de l'exercice comptable p.ex. "01/01/2015".

Veuillez remarquer qu'après avoir défini le début de l'exercice comptable, vous ne serez pas en mesure d'entrer dans le grand livre les opérations avec des dates antérieures à celle définie ici.

• Compte de résultat: Il s'agit d'un compte GL des fonds propres sur lequel Loan Performer comptabilise le profit ou la perte à la fin de l'exercice comptable. Le compte de LPF par défaut est "311010 -Profits et pertes accumulés" mais vous pouvez le changer en sélectionnant un autre à partir du menu déroulant ou en créant un autre en cliquant sur Nouveau compte GL.
• Compte GL des soldes d'ouverture: À partir du menu déroulant, sélectionnez le compte GL sur lequel les soldes d'ouverture saisis dans le menu Comptabilité\Opérations manuelles GL\Soldes d'ouverture GL seront équilibrés.

• Compte d'équilibre: Pour la comptabilité en partie double, ce compte GL sera utilisé pour équilibrer les opérations manuelles saisies dans le menu Comptabilité\Opérations manuelles GL\Saisie d'opérations manuelles GL. Normalement, il s'agit d'un compte de caisse ou bancaire. Prenez le compte de LPF par défaut, "127010 - Caisse" ou sélectionnez un autre à partir du menu déroulant.
• L'utilisateur peut changer ce compte? Activez cette case à cocher pour permettre à l'utilisateur de sélectionner un autre compte d'équilibre autre que celui défini ici lors de la saisie d'opérations manuelles.
• Compte d'attente des chèques par défaut: À partir du menu déroulant, sélectionnez le compte d'attente qui sera utilisé pour des opérations par chèques. Prenez le compte de LPF par défaut, "127030 - Chèques sur compte d'attente" ou sélectionnez un autre à partir du menu déroulant.
• Nº d'impôts sur revenu et Nº de TVA: Saisissez dans ces deux champs le nº d'impôts sur le revenu et celui de la taxe à la valeur ajoutée qui seront utilisés par votre organisation.
• Largeur de numéros de compte GL: Entrez dans ce champ le nombre de chiffres que vos comptes GL devraient avoir p.ex. "6".
• Écritures d'actifs doivent être passées au grand livre: Lorsque vous activez cette case à cocher, vous serez exigé de sélectionner le mode de paiement pour l'actif dans le menu Comptabilité\Actifs\Registre des actifs\Comptabilisation des actifs. Ainsi, le paiement pour l'actif sera comptabilisé sur le compte GL sélectionné.

• Définir budgétisation multi - bailleur: Activez cette case à cocher si votre organisation a plusieurs sources de fonds et que vous souhaitez Créer un budget et Générer le rapport budgétaire pour chaque source.
• Recalculer les intérêts à payer pour des crédits à taux fixe: Si vous activez cette case à cocher, Loan Performer recalculera les intérêts à payer pour tous les crédits y compris les crédits à taux fixe dans le menu Comptabilité\Calculer les intérêts à payer. Toutefois, si la case à cocher n'est pas activée, le recalcul d'intérêts à payer n'affectera pas les crédits à taux fixe.
• Transactions automatiques peuvent aussi être modifiées avant la clôture du jour: Par défaut, Loan Performer ne permet pas la modification d'opérations automatiques (Clients - droits d'inscription, Parts sociales, épargnes, crédits etc.). Par conséquent, lors de la modification d'opérations manuelles avant la clôture du jour dans le menu Comptabilité\Opérations manuelles GL\Ajouter et modifier des opérations, le bouton Modifier une opération sera inactif pour des opérations automatiques. Cependant, si vous souhaitez que ces opérations soient aussi modifiables pour toute raison, activez donc cette case à cocher.

Remarquez que la modification d'opérations manuelles et automatiques est possible seulement et seulement si vous n'avez pas encore exécuté la clôture du jour. Une fois la clôture du jour est faite, les opérations ne sont plus modifiables sauf si vous rouvrez les périodes financières clôturées dans le menu Outils\Rouvrir une période financière clôturée.

• Rejeter la mise à jour des transactions du grand livre et des sous - comptes dans les périodes fermées: Si vous activez cette case à cocher, vous ne serez pas en mesure de mettre à jour des opérations du grand livre et des sous - comptes dans les périodes clôturées.

• Mise à jour de sous - comptes dans une journée clôturée autorisée: Par défaut, il est impossible de mettre à jour les sous - livres d'une journée clôturée. Cependant, pour n'importe quelle raison vous pourriez souhaiter le faire. Si la case à cocher est activée, vous pouvez mettre à jour une transaction par le sous-compte (p. ex. Épargne/Modifier, Crédits\Modifier, Clients\Modifier, Parts sociales\Modifier etc.). Mais cette modification n’affectera pas le GL. Même l’ajout n’affectera que le petit livre, pas le GL. La transaction restera d’un côté. (Voir l'image ci - dessous):

Si désactivé, vous ne pouvez jamais poster une transaction d’avant la clôture du jour ((Voir l'image ci - dessous):

• Mise à jour de sous - comptes dans des mois clos autorisée: Par défaut, il est impossible de mettre à jour les sous - livres dans un mois clôturé. Cependant, pour n'importe quelle raison vous pourriez souhaiter le faire. Si la case à cocher est activée, vous pouvez mettre à jour une transaction par le sous - compte (p. ex. Épargne/Modifier, Crédits\Modifier, Clients\Modifier, Parts sociales\Modifier etc.). Mais cette modification n’affectera pas le GL. Même l’ajout n’affectera que le petit livre, pas le GL. La transaction restera d’un côté. Si désactivé, vous ne pouvez jamais poster une transaction d’avant la clôture du mois (Voir les deux images au - dessus).

• Mise à jour de sous - comptes dans des années financières closes autorisée: Par défaut, il est impossible de mettre à jour les sous - livres dans un exercice comptable clôturé. Cependant, pour n'importe quelle raison vous pourriez souhaiter le faire. Si la case à cocher est activée, vous pouvez mettre à jour une transaction par le sous - compte (p. ex. Épargne/Modifier, Crédits\Modifier, Clients\Modifier, Parts sociales\Modifier etc.). Mais cette modification n’affectera pas le GL. Même l’ajout n’affectera que le petit livre, pas le GL. La transaction restera d’un côté. Si désactivé, vous ne pouvez jamais poster une transaction d’avant la clôture de l'exercice comptable (Voir les deux images au - dessus).

• Mettre la date originale de transaction pour les écritures de transactions effacées dans le GL: Si coché, la transaction modifiée ou supprimée garde la date originale. Si non coché, une transaction supprimée ou modifiée prend la date du jour de la suppression ou de la modification.

• Transaction modifiée/supprimée sera écrite le jour disponible suivant si la période est clôturée: Activez cette case à cocher si vous souhaitez que les opérations modifiées/supprimées soient comptabilisées le jour suivant disponible après la période clôturée. Si la case n'est pas activée, alors, la modification/suppression d'opérations dans une période ne sera pas possible.

• Exclure les opérations manuelles non approuvées: Si vous activez cette case à cocher, les opérations manuelles non approuvées n'apparaîtront pas dans les divers rapports financiers dans le menu Comptabilité\Rapports financiers. Si la case n'est pas cochée, alors, les opérations manuelles approuvées ainsi que celles non approuvées apparaîtront dans les rapports financiers (Voir le sujet Approuver les opérations manuelles).

Remarquez que vous pouvez cliquer sur le bouton "Imprimer" pour imprimer les paramètres du module de comptabilité et les conserver pour une référence ultérieure.

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